会場入りは何分前がベスト？片付けは何分目安？

セミナーやイベントを開催する際、「会場は開催時間何分前から予約しておいたらいいの？」「片付けはどれくらい時間がかかるの？」と不安に感じたことはありませんか？

準備や片付けのタイミングは、会場の規模や使う設備、スタッフの人数によって多少変わるものの、「目安」を知っておくことで、当日の段取りに余裕が生まれます。

この記事では、会場入りのベストタイミングと片付けの所要時間について、実際の現場経験を交えて解説していきます。

座席があらかじめ準備されていて準備するのが自分1人である場合は、セミナー開始の90分前には会場に入っておくとしっかり準備が出来ることが多いです。

そう思う理由は、下記の通りです。

　会場の準備が充分であれば1時間前でも大丈夫ですが、会場側のトラブル（開かない、依頼していた備品が足りない、空調が効いていない）も時々あります。早めの到着で、その場で対応できる余裕を持ちます。

　机やイスの移動、プロジェクター・マイクなどの配線をチェックするには、30分～45分ほど必要です。過去、机のレイアウトが依頼していた内容と異なり、急遽レイアウト変更や座席表修正を行ったこともあります…。スタッフが複数人いれば短縮できますが、1人の場合は余裕を見ましょう

　受付表、名札、資料、参加者リストなどを整えるのに20分ほど。受付スタッフが別にいる場合でも、全体の動線チェックが必要です。

　パソコンが映らない、音が出ない、Wi-Fiがつながらないなどの「当日あるある」に対応する時間が必要です。余裕がないと、焦ってミスをしてしまいます。（個人的にここで余裕があるかは、最重要です）

「90分前」と言っても、すべてのイベントで一律ではありません。以下のように調整が必要です。

→ 準備は60分前で足りることが多いです。準備項目も少なく、1人でも対応しやすいためです。

→ 準備作業を分担できるので、60分～75分前でも可能です。誰が何をするか、どのような役割を行うかは事前に決めておきましょう。

→ 会場ではなく機材・通信の確認が大切です。また、開催時刻より早めにZoom等に入室する参加者もいるため、45分前にZoomなどのツールに入り、音声・画面共有・資料の順番を確認しましょう。

セミナーが終わった後、講師や主催者の皆さんは「ほっ」と一息。ですが、会場はすぐに原状回復しなければなりません。

小規模セミナー（机の配置変更なし・備品少なめ）
　→ 約 20〜30分

中規模セミナー（30名規模・マイクやプロジェクター使用）
　→ 約 45分〜60分

飲食を伴う懇親会を含むセミナー
　→ 約 60分以上かかる場合も。会場の撤収時間が迫っている場合は、複数人で分担することを推奨します。

開催後の疲労感で思っているより片付けに時間がかかってしまうことも、運営あるあるです。

特に忘れ物には注意！
ケーブル等を持っていく場合は、会場のケーブルと間違えないようにタグをつけておくと◎

セミナーが2時間なら、会場の予約は「開始90分前～終了60分後」を基本にすると、合計4.5時間前後。

会場利用費はかかりますが、トラブルに備えた「時間の余白」は、結果的にセミナー全体の質を上げてくれます。

時間に余裕がないと「不安や焦り」につながります。段取りがうまくいかず、運営や講師がバタバタしてしまうと、参加者にも緊張が伝わってしまいます。

当日の準備と片付けにかける時間は、自身の余裕をつくる時間でもあります。セミナーをより良いものにするためにも、余裕を持って準備を行いましょう。