セミナーの成功を左右するのは「当日の進行」だけではありません。
実は、前日と当日朝の準備や確認作業がスムーズに進んでいるかどうかが、当日の安心感や参加者の満足度に大きく影響します。
この記事では、「前日までにやるべきこと」と「当日朝に必ず確認したいポイント」をわかりやすく解説します。
前日準備で整えておくべきこと
1. スライドと資料の最終チェック
スライドや配布資料の最終確認は、前日に必ず行っておきましょう。
- 誤字脱字がないか
- ファイルが最新版か（複数人で共有している場合、古いバージョンの使用に注意）
- ファイル名や印刷設定に問題がないか
配布資料がある場合は、人数分を印刷し、クリップやファイルで仕分けておくと当日慌てなくて済みます。
2. 会場／機材の確認
【会場開催の場合】
- 会場の場所、開場時間、鍵の受け渡し方法などを再確認
- プロジェクター、スクリーン、マイクなどの備品の有無
- コンセント位置や延長コードの準備
【オンライン開催の場合】
- Zoom／TeamsのURLは発行済みか
- 入室テスト（画面共有、音声テストなど）を実施
- 録画設定や待機室設定、参加者名の表示設定などの見直し
3. 登壇者・関係者との最終連絡
登壇者やスタッフには、当日の集合時間・集合場所・連絡手段を共有しましょう。
グループLINEやSlackなどで当日の連絡用スレッドを作っておくと安心です。
当日朝の確認ポイント
1. 荷物・持ち物の再確認
セミナー当日は、現地に着いてから「あれがない！」と気づいても遅いことがあります。
前日のうちに準備し、当日朝に持ち物リストでダブルチェックするのがおすすめです。
主な持ち物例：
- スライド・資料データ（USB、クラウド保存）
- 延長コードや予備のケーブル類
- 印刷した資料・筆記具
- 受付用の名簿・お釣り・サインペン
- タイマー・腕時計・マイク用電池
- 会場案内のチラシやポスター（必要に応じて）
2. 会場の設営・動作確認
会場には、開始の90分前に到着するのが安心です。
遅くとも最低でも開始の1時間前には到着しておきましょう。
そのうえで以下のような設営と確認を行いましょう。
- 椅子・テーブルの配置（動線がスムーズか）
- プロジェクターや音響機器の動作チェック
- スクリーンの位置、照明の明るさ調整
- スライドの表示確認、音声のボリュームテスト
- トイレや避難経路の案内の掲示
スタッフがいる場合は、受付担当・案内係・記録係など、担当分けと役割確認も重要です。
3. オンライン開催時の朝チェック
オンラインの場合も1時間前にはログインして、以下を確認しましょう。
- 画面共有・音声・背景のチェック
- 録画・待機室・チャットの設定
- スタッフとのミーティング（進行の最終確認）
- スライドや動画の共有テスト（音声が出るかも重要！）
また、予備のデバイス（スマホやタブレット）も近くに置いておくと、トラブル時の対応に便利です。
あると安心な「当日フォーマット集」
セミナーを何度か開催している方には、以下のようなフォーマットを準備しておくと効率的です。
- タイムスケジュール表（進行表）
- 役割分担シート（担当・名前・持ち物など）
- 緊急連絡先リスト
- 持ち物チェックリスト
- 受付マニュアル
毎回「どうするんだっけ？」とならないように、テンプレート化しておくことが、スムーズな運営のコツです。
まとめ｜準備を制す者がセミナーを制す！
セミナーの成功には「段取り8割」と言われるほど、事前準備が重要です。
特に前日と当日朝の行動が落ち着いていれば、当日の緊張やトラブルにも冷静に対応できます。
事前にチェックリストを活用して、やるべきことを可視化する。
それだけで、セミナーの質も、講師や主催者の自信も大きく変わります。
「準備が不安…」という方は、ぜひセミナーのお手伝いさんをご活用ください。
現場経験にもとづいたきめ細やかなサポートで、あなたのセミナー成功を全力で支えます！