セミナー運営で大きな課題のひとつが 参加申し込みはあったのに、当日参加者が少ない という状況です。特に無料セミナーやオンラインセミナーでは「ドタキャン」「うっかり忘れ」が発生しやすく、参加率が下がってしまいます。
この問題を解決するために有効なのが リマインドメール です。適切なタイミングで、適切な内容を送信することで参加率を大幅に改善できます。この記事では、リマインドメールを送るベストタイミングと文面作成のポイントを詳しく解説します。
なぜリマインドメールが必要なのか
リマインドメールの目的は単なる「お知らせ」ではありません。以下のような効果が期待できます。
- 参加忘れを防止：忙しい参加者に日程を再認識してもらう
- モチベーションの維持：内容やメリットを再提示し、参加意欲を高める
- 安心感の提供：会場の場所、アクセス方法、準備物を案内することで不安を解消
- 当日トラブルの軽減：オンライン接続リンクや問い合わせ先を明記しておく
つまり、リマインドメールは「出席率アップ」と「参加者体験の向上」に直結する重要なツールです。
リマインドメールを送るベストタイミング
リマインドメールは 1回だけでは不十分。複数回に分けて送るのが効果的です。以下のスケジュールが一般的です。（回数が多すぎると受信拒否される可能性があるので、注意が必要です！）
（1）開催3日前
- 主な目的：参加を再確認してもらう
- 内容例：日時・会場・プログラム概要を再度案内
- 効果：参加予定をカレンダーに入れ直してもらえる
（2）開催前日
- 主な目的：忘れ防止・準備物の確認
- 内容例：持ち物、服装、アクセス方法、受付開始時間
- 効果：安心して当日を迎えられる
（3）当日朝（オンラインセミナーの場合）
- 主な目的：最後のリマインド
- 内容例：ログインURL、問い合わせ先、開始10分前の接続推奨
- 効果：直前キャンセルの防止、スムーズな入室
💡 ポイントは しつこくならない程度に送る ことです。ビジネスセミナーでは「3日前」「前日」、オンラインセミナーは仕事の途中で受講することも多いため、業務で忘れないためにも「当日朝」の連絡が多いように思います。
リマインドメールの文面作成の工夫
単に「ご案内します」ではなく、読んでもらえる・安心できるメール を意識しましょう。
（1）件名で開封率を上げる
- 例：
- 【ご案内】◯月◯日セミナーの詳細とアクセスについて
- 【明日開催】◯◯セミナーのご案内（持ち物・アクセス）
- 【本日開催】◯◯セミナーの参加リンクはこちら
→ 日付や「明日」「本日」などの具体的ワードを入れると効果的です。
（2）冒頭で感謝と再確認
- 例文：
「この度は◯月◯日開催の◯◯セミナーにお申し込みいただきありがとうございます。改めて当日のご案内をお送りしますので、ぜひご確認ください。」
→ 丁寧さを忘れずに「あなたのためのご案内」であることを示すと好印象です。
（3）必要情報を整理してわかりやすく
- 開催日時
- 会場名・住所（Googleマップリンクがあると便利）
- アクセス方法（最寄駅・所要時間）
- 受付開始時間と場所
- 持ち物や注意事項
- オンラインの場合は参加URL・推奨環境・テスト接続の案内
→ 箇条書きで簡潔にまとめると見やすいです。
（4）期待感を高める一言を添える
- 例：
「当日は実践的なワークをご用意しておりますので、楽しみにご参加ください。」
「特典資料もお渡ししますので、ぜひ最後までご参加ください。」
→ 参加メリットを再確認してもらう工夫です。
（5）問い合わせ先を明記する
- 緊急連絡先（電話番号 or メール）
- 運営事務局名
→ 当日の混乱を防ぐために必須です。
文面例（開催前日メール）
件名：【明日開催】◯◯セミナーのご案内（アクセス・持ち物）
本文：
―――――――――――――――――――
◯◯様
この度は「◯◯セミナー」にお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
明日の開催にあたり、改めてご案内を差し上げます。
【開催日時】
◯月◯日（◯曜日） 14:00～16:00（受付開始 13:30）
【会場】
◯◯カンファレンスホール 3階
住所：○○市北区◯◯◯
Googleマップ：https://maps.google.com/…
【アクセス】
・JR○○駅より徒歩3分
・地下鉄○○線「△△駅」より徒歩5分
【持ち物】
・名刺（2枚程度）
・筆記用具
【当日の流れ】
13:30 受付開始
14:00 開演
16:00 閉会
ご不明点がありましたら、下記までご連絡ください。
◯◯セミナー運営事務局
TEL：◯◯-◯◯◯-◯◯◯
Mail：info@◯◯◯
皆さまにお会いできるのを楽しみにしております。
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よくある失敗例
- 送信が遅すぎる → 前日夜や当日直前では効果が薄い
- 情報が不足している → 会場名だけで住所や地図がない
- 長すぎて読みにくい → 文章ばかりで必要情報が埋もれてしまう
- 件名が曖昧 → 「セミナーのご案内」だけでは開封されにくい
→ 参加者の立場で「これなら安心して行ける」と思えるかどうかを基準にしましょう。
まとめ
リマインドメールは、セミナーの参加率を大きく左右する重要な施策です。
- 3日前・前日の連絡が効果的（オンラインセミナーは当日連絡も◎）
- 件名に「日付」や「本日・明日」を入れて開封率を高める
- 内容は「日時・場所・持ち物・問い合わせ先」を簡潔に
- 期待感を持たせる一言で参加意欲を高める
これらを意識するだけで「参加申し込みはあったのに来なかった」というリスクを大幅に減らせます。ぜひあなたのセミナー運営でも活用してください。